Executando uma estrutura de gerenciamento matricial e acha que seu gerenciamento de desempenho precisa de um impulso? Infelizmente, nunca há uma resposta clara para melhorar o desempenho dos funcionários, e uma estrutura matricial costuma ser confusa.
Mas, ao entender os desafios de administrar uma organização matricial e seguir nossas recomendações para uma melhor gestão de desempenho, você e seus funcionários se sentirão mais alinhados, conectados e funcionais.
O que é uma estrutura de gestão matricial?
Uma estrutura de gerenciamento matricial é uma estrutura organizacional em que os funcionários se reportam a mais de um gerente e há uma forte ênfase em equipes multifuncionais e colaboração.
Em organizações matriciais, a cadeia de comando é segmentada em duas pistas, e um funcionário se reporta a dois gerentes separados que são igualmente responsáveis pelo desempenho. Normalmente, um gerente está em uma função administrativa, como finanças, RH, tecnologia da informação, vendas ou marketing. O outro trabalha em uma unidade de negócios relacionada a um produto, serviço, cliente ou geografia.
As estruturas matriciais contrastam com os modelos hierárquicos em que o controle dos negócios é centralizado e os funcionários se reportam a um gerente que está em uma única linha de comando. Esse tipo de estrutura segue o modelo militar e muitas vezes pode criar silos em torno de produtos, regiões, departamentos e clientes.
Desafios da estrutura de gestão matricial
Uma estrutura organizacional matricial permite que as empresas colaborem facilmente entre diferentes departamentos, operem com mais agilidade, melhorem a comunicação da equipe e requalifiquem os funcionários. Além disso, como os equipamentos e funcionários são compartilhados entre os projetos, a estrutura matricial significa que os recursos são usados com mais eficiência.
No entanto, inúmeros desafios que operam em uma estrutura de estilo matricial multifuncional podem trazer para uma empresa.
Gerenciando vários relacionamentos hierárquicos
Em uma organização matricial, os funcionários terão vários gerentes igualmente responsáveis por diferentes aspectos de seu trabalho. Isso pode dificultar o estabelecimento de linhas claras de comunicação e responsabilidade, o que pode afetar o gerenciamento de desempenho.
Prioridades e objetivos conflitantes
Com múltiplos relacionamentos hierárquicos, os funcionários recebem prioridades e metas conflitantes de diferentes gerentes. Isso pode levar a confusão e frustração, tornando o gerenciamento e a medição do desempenho um desafio.
Identificando e medindo o desempenho
Pode ser difícil identificar e medir o desempenho em uma organização matricial, especialmente se os funcionários estiverem trabalhando em vários projetos ou equipes. Além disso, sem métricas de desempenho claras, pode ser complicado avaliar o desempenho individual com precisão.
falta de visibilidade
Os gerentes podem ter visibilidade limitada do trabalho que os funcionários estão fazendo para outras equipes ou departamentos, dificultando a avaliação do desempenho.
Garantindo a consistência
Com vários gerentes, garantir a consistência nas práticas de gerenciamento de desempenho em toda a organização pode ser um desafio. Isso pode levar a confusão e frustração entre os funcionários, o que pode afetar o desempenho e o envolvimento dos funcionários.
Fornecendo feedback
Fornecer feedback oportuno e eficaz pode ser um desafio em uma organização matricial, especialmente se os funcionários trabalham remotamente ou em diferentes fusos horários.
Quatro dicas para melhorar a gestão de desempenho em organizações matriciais
1. Alinhe metas e objetivos
Pesquisa por McKinsey constatou que apenas uma pequena porcentagem dos funcionários matriciais tem clareza sobre seus objetivos, em comparação com 60% dos funcionários em uma estrutura organizacional mais tradicional. Responsabilidades pouco claras podem afetar o desempenho do trabalho, a satisfação do funcionário e criar gargalos, com a McKinsey afirmando que “funções claras e responsáveis estão entre os impulsionadores mais importantes da saúde organizacional”.
Para combater isso, os líderes precisam se concentrar na criação de metas claras que sejam específicas, acionáveis, alcançáveis e com prazo, o que ajuda os funcionários a ter uma compreensão clara de suas responsabilidades. Além disso, as metas precisam ser medidas (o que é facilitado com um sistema centralizado de gerenciamento de desempenho), para que o progresso do funcionário possa ser monitorado e avaliado.
Rastrear e gerenciar metas e OKRs é simples com o Focus, onde cada funcionário pode definir metas, acompanhar o progresso e tomar ações para alcançá-las, independentemente da estrutura hierárquica.
É importante que todos tenham visibilidade das prioridades uns dos outros para fornecer clareza e transparência, além de poder atualizar essas metas dentro do fluxo de trabalho.
2. Implemente feedback de desempenho contínuo e eficaz
Uma estrutura de estilo matricial significa que os funcionários geralmente trabalham em vários projetos e fazem malabarismos com várias tarefas para equipes diferentes enquanto se reportam a dois gerentes diferentes. Uma situação como essa torna difícil para gerentes e líderes medir o desempenho dos funcionários. Para o funcionário, pode ser um desafio entender a quem ele deve se reportar e quem é responsável por seu desempenho.
Uma maneira comprovada de fornecer feedback contínuo valioso é por meio de atendimentos individuais eficazes. No 15Five, você pode ter agendas individuais recorrentes com vários colegas, independentemente da função ou nível. Por exemplo, se um funcionário tem dois gerentes aos quais ela se reporta para projetos diferentes, há uma maneira clara e simplificada de organizar pontos de discussão, itens de ação e próximas etapas regularmente.
Agora, tanto os gerentes quanto os funcionários se sentem preparados para se concentrar nas coisas certas, o que gera níveis mais altos de desempenho e engajamento.
Check-ins regulares e assíncronos também são cruciais para organizações de estilo matricial, para que as equipes permaneçam alinhadas e monitorem o progresso de várias iniciativas, economizando tempo e evitando horas de reuniões por semana.
Quando o feedback de desempenho é usado de forma eficaz, ele tem a capacidade de crescer e desenvolver funcionários e retê-los a longo prazo, melhorar a confiança e a comunicação e fortalecer os laços entre funcionários e gerentes.
3. Realize revisões de 360 graus
Para garantir que o feedback seja impactante em uma estrutura de estilo matricial, os líderes precisam adotar um modelo 360 que tire a responsabilidade exclusiva do feedback de um gerente e se apoie em avaliações de colegas e feedback ascendente e descendente para ajudar a formar uma avaliação mais ampla de o empregado. Autoavaliações, de gerentes, de colegas e/ou ascendentes são uma ótima maneira de avaliar o desempenho de forma holística.
Você também pode reduzir o viés em seu processo de avaliação avaliando as competências por função e permitindo que vários gerentes analisem um único funcionário.
Em uma organização de estilo matricial, você provavelmente tem vários gerentes que precisam fornecer feedback e ter visibilidade do desempenho de seus funcionários. Dentro do 15Five, é fácil adicionar gerentes adicionais a um ciclo de avaliação de desempenho para seus funcionários, de modo que, independentemente de como o relatório esteja estruturado, você obtenha uma visão completa do desempenho de maneira justa e eficiente. Se as equipes e funções mudam com frequência, você também pode ter flexibilidade atribuindo alguns revisores como gerentes padrão e outros apenas para determinados ciclos de revisão.
Um grande benefício das revisões 360 é ajudar a identificar as necessidades de desenvolvimento em nível individual e organizacional. Isso gera temas comuns que o funcionário pode usar para crescimento e desenvolvimento, ao mesmo tempo em que garante que os funcionários que mudam de departamento ou função tenham acesso ao desenvolvimento contínuo em toda a organização.
4. Crie diretrizes de comunicação claras
Em uma organização matricial, há confusão sobre funções e responsabilidades devido ao fato de os funcionários se reportarem a mais de um gerente. Conforme discutido, isso leva a confusão e incerteza sobre as expectativas. Sem diretrizes de comunicação, os funcionários correm o risco de operar em um silo e abrir caminhos para confusão e conflito – e nenhum gerente quer acabar preso no meio do jogo de arbitragem.
Para resolver esse problema, as empresas precisam criar e implementar diretrizes de comunicação claras que permitam aos funcionários entender facilmente a quem devem recorrer para obter orientação, como chegar a essa pessoa da melhor maneira, como trabalharão com cada gerente, a frequência de 1- on-1s e o que é esperado nessas conversas, e como o progresso do funcionário será medido e documentado – o que geralmente ocorre em um sistema de gerenciamento de desempenho que permite entrada dupla.
Além de check-ins regulares e 1 a 1 serem uma parte essencial do fortalecimento do relacionamento gerente-funcionário, no 15Five iniciamos cada relacionamento funcionário-gerente com um Best Self Kick Off para garantir a segurança psicológica.
O benefício para organizações de estilo matricial é que você pode realizar essas reuniões com a frequência que desejar e documentar coisas importantes, como estilo de trabalho, pontos fortes, preferências de comunicação e muito mais.
Quando perguntado sobre os benefícios de estar em equipes diferentes, pesquisa da McKinsey descobriram que os funcionários supermatrizes tinham duas vezes mais chances do que os levemente matriciais de dizer que suas organizações não apenas os ajudavam a colaborar de forma mais eficaz com os colegas de trabalho, a fazer o melhor trabalho e a atender bem os clientes, mas também estimulavam a inovação de baixo para cima.
Sendo a colaboração multifuncional um objetivo fundamental das organizações matriciais, é ainda mais importante garantir a clareza da comunicação, pois as equipes se concentram na solução de problemas enquanto trabalham em diferentes departamentos.
Ao utilizar um software de gerenciamento de desempenho que fornece uma plataforma única para conduzir reuniões e check-ins individuais, rastrear e gerenciar OKRs e possui recursos adicionais de gerenciamento para análises de desempenho totalmente alinhadas, gerenciando funcionários em uma organização de estilo matricial torna-se simplificado e eficaz. Inscreva-se para uma avaliação gratuita do 15Five para começar.