Os one-on-ones são uma parte essencial do gerenciamento de desempenho. A reunião entre o gestor e o subordinado direto é ininterrupta, com horário pré-agendado para discutir projetos de trabalho, resolver problemas, remover bloqueios e discutir metas profissionais e desenvolvimento de carreira.

Não há um modelo individual único a ser seguido. Mas, usando a estrutura descrita abaixo, você obterá o máximo de suas reuniões individuais e realizará uma reunião personalizada que atenda às necessidades de sua organização e subordinados diretos.

A parte mais importante do uso desse modelo individual é criar um espaço onde os funcionários se sintam à vontade para discutir seu desempenho no trabalho e quaisquer preocupações ou problemas. Veja como fazer isso.

Modelo individual: como realizar reuniões eficazes

Definir a cadência regular

Uma cadência regular de reuniões garante que os gerentes e subordinados diretos permaneçam conectados e desenvolvam uma boa relação de trabalho. A conexão ajuda no envolvimento dos funcionários, permitindo que os problemas sejam tratados rotineiramente, em vez de permitir que as frustrações se acumulem. As reuniões individuais pré-agendadas também permitem que os funcionários se preparem mentalmente e ajudem os líderes ocupados a administrar seu tempo com eficiência.

A frequência com que você se encontra com seu subordinado direto depende da experiência de sua equipe. Por exemplo, com funcionários mais novos ou juniores, faça reuniões individuais uma vez por semana. Para funcionários mais experientes que precisam de menos suporte, você pode querer aumentar os encontros individuais para bimensais.

Alguns gerentes podem dedicar um dia inteiro a reuniões individuais, enquanto outros podem se sentir mais confortáveis ​​e produtivos agendando check-ins durante toda a semana. Um dos principais benefícios de agendar reuniões individuais no mesmo dia é que é mais fácil para os líderes reunir os insights de sua equipe e liberar o restante da semana para outros trabalhos.

No entanto, você aborda uma cadência de reunião individual, certifique-se de que é a melhor programação que corresponda às suas necessidades e de seus subordinados diretos.

Faça apresentações e conversas

Manter uma conversa educada ajuda bastante na construção de relacionamento e confiança com seus subordinados diretos. Conexões de trabalho mais profundas ajudam a promover uma cultura de comunicação aberta e envolvimento dos funcionários, por isso é essencial garantir que seu funcionário se sinta à vontade para falar livremente e sem repercussões.

Um simples ‘Como foi seu fim de semana?’ abre a porta para uma conversa natural e ajuda os funcionários a relaxar e se sentir à vontade, dando o tom para a duração da sessão. Em seguida, faça perguntas mais abertas que se concentrem em permitir que o subordinado direto compartilhe qualquer feedback construtivo ou problemas.

Antes de mergulhar nas especificidades de metas e prioridades, recomendamos comemorar uma vitória com seu subordinado direto. Isso pode ser qualquer coisa, desde ‘Adorei a pergunta atenciosa e envolvente que você fez a todos na empresa’ até ‘Você lidou com essa conta com muito profissionalismo. Eu entendo que foi desafiador, muito bem feito.’

Discuta os objetivos e as principais prioridades

Empresas bem organizadas e eficazes usam a definição de metas para alcançar resultados. As metas têm muitas estruturas, mas duas das mais comuns são KPIs e OKRs. A Gallup afirma que os funcionários envolvidos na definição de metas com seu gerente são quase 4x mais provável estar engajado com seu papel.

Portanto, verifique com seu subordinado direto como está o trabalho dele e o progresso que ele fez em relação aos objetivos desde a última vez que você falou. Aqui estão alguns prompts para ajudar:

  • Como estão as coisas desde o nosso último one-on-one?
  • Com o que você está mais animado no momento?
  • O que você tem feito ultimamente?
  • O que você acha que correu bem esta semana?
  • Você está enfrentando algum desafio desde a última vez que conversamos?
  • Quais são suas prioridades até nos encontrarmos novamente?

Para ajudar a manter todas as informações em um só lugar, o software de gerenciamento de desempenho integrado vem com um recurso de gerenciamento individual integrado para manter todos alinhados.

As reuniões individuais são principalmente para discutir realizações de trabalho e desenvolvimento pessoal, mas você pode descobrir que os funcionários querem conversar sobre questões interpessoais relacionadas a um projeto ou departamento.

Lembre-se de que é seu trabalho ouvir, oferecer apoio, resolver problemas e não julgar. Se uma conversa parecer acima do seu nível salarial, sinta-se à vontade para documentar a discussão e levá-la ao seu próprio gerente ou departamento de RH.

compartilhar comentários

Agora que você ouviu seu subordinado direto e fez perguntas abertas para obter informações sobre a perspectiva dele, é hora de adicionar sua opinião. Um contato individual é uma situação ideal para compartilhar comentários honestos, acionáveis ​​e específicos com base nas informações de seu funcionário. Ao entender a situação, você pode colaborar, identificar causas e encontrar soluções.

Uma ressalva: o feedback pode ser difícil de acertar. Siga estas etapas simples para garantir um feedback eficaz que inspire e capacite seus funcionários, em vez de desengajá-los e desmotiva-los.

  1. Seja específico. “Seu trabalho é ótimo!” é muito menos útil do que “Achei que a cópia que você escreveu para a recente campanha de mídia social era instigante e envolvente”.
  2. Ofereça orientação. Use suas habilidades de liderança para mostrar ao seu subordinado direto um caminho a seguir. Por exemplo, “Percebi que você perdeu os últimos prazos para a cópia da mídia social. Gostaria de trabalhar com você no gerenciamento do tempo para ajudá-lo a concluir as tarefas em tempo hábil.”
  3. Seja profissional. Dependendo do feedback que você der, um funcionário pode ficar na defensiva. Tudo bem. Permaneça profissional e demonstre empatia e apoio. Observe que um feedback muito inesperado nunca deve ocorrer – reuniões individuais regulares e gerenciamento engajado atenuam quaisquer surpresas.
  4. Mantenha-o privado. Os líderes não devem fofocar sobre os funcionários. Guarde suas informações para você.
  5. Permite acompanhamento. Dê ao seu subordinado direto o espaço para digerir o feedback e fazer perguntas de acompanhamento.

Criar itens de ação

Os itens de ação estabelecem expectativas e prioridades claras enquanto ajudam os funcionários a saber exatamente o que realizar e melhorar. Ao definir itens de ação, você está preparando seu subordinado direto para o sucesso. Além disso, os itens de ação ajudam a melhorar o desenvolvimento profissional de um subordinado direto e dão a eles algo para trabalhar antes de sua próxima reunião.

Não há melhor estratégia de coaching do que capacitar subordinados diretos com desenvolvimento profissional eficaz. Use este modelo individual como orientação para suas próprias conversas ou faça o download deste modelo se precisar de mais ajuda.